成績証明書が発行できない！？〜留学準備中に起きたハプニング〜

海外のカレッジや大学への留学準備では、成績証明書や卒業証明書が必要となります。

「そもそも成績証明書って何？」とか、「証明書の発行の仕方がわからない」って悩んでいませんか？

きちんと証明書を発行できないと、留学準備がうまくいかないなんてこともあります。

わたし自身も現在、カナダのカレッジへの留学準備で、必要書類を集めています。
そんな中、成績証明書が発行できないというハプニングがありました。

この記事では以下について紹介しています。

①成績証明書とは
②成績証明書の発行方法
③成績証明書発行に際しての注意点
④わたしの経験談と対処方法いろいろ

この記事を読めば、成績証明書の発行の仕方や、注意点、困ったときの対処方法を知ることができます。

Contents

成績証明書とは？
成績証明書の発行方法
成績証明書は卒業後5年で破棄されるので注意！
成績証明書が発行できないときの対処法
- わたし自身の経験談
- 他の方の経験談
まとめ

成績証明書とは？

成績証明書とは、高校や大学で履修した科目の評定(成績)と修得単位数が記された証明書のことを言います。

卒業証明書とは、学校等の教育機関において必要な課程を修了し、卒業したことを証明する書面のことを指します。

成績証明書に似たもので、単位取得証明書という書類もあります。この証明書には、どの単位を取得したかのみが記載されています。

似ていますが、記されている情報がそれぞれ異なります。自分がどの証明書が必要かを抑えておきましょう。

成績証明書の発行方法

akizouさんによる写真ACからの写真

成績証明書の発行は2通りあります。

①直接学校へ行って申請する
②郵送で申請する

直接学校へ行き、申請する
学校の事務室に行き、申請用紙に必要事項(氏名、住所、電話番号、卒業年etc)を記入して、申請することができます。
申請時に、個人が特定できる書類(保険証や運転免許証等)の提示が必要になります。
また、受け取り方法を指定(直接学校で受け取りもしくは郵送)できます。

郵送で申請する
「母校が遠い」、「忙しくて、時間がない」という場合は、郵送で申請することも可能です。
最近は学校のホームページに申請用紙が載っていることが多いです。
申請用紙をダウンロードして、必要事項を記入し、運転免許証などのコピー、発行手数料(定額小為替や手数料分の切手など、学校が指定する方法)を同封して、学校宛に送ることで申請が可能です。

発行費用
学校によって違いますが、大体1部500円程度です。
学校によっては和文しか取り扱っていないことがあるので、確認しましょう。
その時は、専門の翻訳代行会社に翻訳を依頼しなければいけないので、さらに費用がかかります。

最近は、留学する人も増えているので、英文で発行してくれる学校も増えています。

発行期間
大体の学校では申請から発行に約1週間程度かかります。
また、郵送で送ってもらうように指定すると、さらに時間がかかることも予想されます。
申請には余裕をもっておきましょう。

成績証明書は卒業後5年で破棄されるので注意！

成績証明書は卒業後5年経過すると、破棄されてしまいます！

というのも、平成6年度に学校教育法施行規則が改定されました。
その改定により、日本国内の高校における“指導に関する記録”の保管期間が、20年から5年に変更になりました。

ですので、平成6年度以降に入学した方の成績証明書は卒業後5年経過すると、破棄されてしまうので、注意が必要です。

ちなみに、卒業証明書は永年保存、単位取得証明書は20年間の保存が義務づけられているため、この期間内であれば、発行することが可能です。

卒業後5年経過していて、これから留学を検討している方は、注意してください。

ちなみに、わたしも高校卒業後15年経ってから、カレッジ留学を検討していて、この「成績証明書が発行できない」というハプニングに現在振り回されています。泣

成績証明書が発行できないときの対処法

成績証明書が発行できないときの対処法
成績証明書が発行できない場合の対処法として、１つ言えることは…

カレッジや大学など留学先に確認する！

結局それ？！と思うかもしれません。
しかし、留学先により対応方法が異なるため、これが最善策と言えます。

わたし自身の経験談

わたしは現在カナダのカレッジ留学を検討しています。
わたしの希望するコースは「高校の数学を一定以上の成績で履修していること」が入学条件の１つとして含まれています。

わたし自身が現在までに行ったことをまとめると、以下のようになります。

① 高校の成績証明書は発行できないので、「成績証明書が発行できない理由書」を発行してもらい、提出する。カレッジから「これでは数学の成績がわからない」と返答あり。

② 大学の卒業証明書と成績証明書を発行してもらい、提出。しかし、「これでも数学の成績の証明にはならない」と返答あり。

③ 大学に再度連絡し、少しでも数学と関連がありそうな講義のシラバス(講義の計画、目的が記載)を出してもらう。

④ シラバスが和文のため、英文への翻訳を翻訳会社に依頼する。

⑤ ③と同時進行で、高校に「単位取得証明書」の発行申請を行う。

現在、④と⑤を行い、アプライはしましたが、入学許可はまだ下りていません。
これで入学許可が下りることを祈るばかりです。
今後、状況に変化があれば、アップデートします。

※追記
今回、特別に大学の講義のシラバス(物理学)の英文翻訳が数学の成績証明の代わりとして認められました。その結果、カレッジから『Letter of Offer』をいただき、次のステップに進むことができました。

他の方の経験談

調べると、同じように成績証明書が発行できなかった方はいるようです。
実際に、Twitterでアドバイスを求めた時も以下のようなお返事をいただきました。

私は高校卒業してから10年以上経っていたので成績証明証が発行してもらえませんでしたが、オリエンテーションの時に数学のテストを受けてOKでした。カレッジに問い合わせて見ては？私はビクトリアのカレッジに行ったのでもしかしたら州でも違うかも。

— メル＠ダイエットマスター (@Mel_Pdiet) January 29, 2020